Construir, comprar o conectar

Por qué el dilema de dos opciones despista

Construir o comprar compara dos maneras de conseguir una aplicación. Es una buena pregunta sobre aplicaciones y una mala pregunta sobre operaciones, porque casi todo lo que pierde una empresa en crecimiento no se pierde dentro de una aplicación. Se pierde entre ellas: al volver a teclear, al cuadrar cifras, al esperar a que alguien pase el trabajo, en el informe que sólo existe porque dos sistemas no coinciden.

Planteada con dos opciones, la pregunta obliga a responder qué producto sustituye a esto, cuando la respuesta honesta muchas veces es que ninguno, y que tampoco hace falta.

Hay una tercera opción. Suele ser más barata que las otras dos y es la que se salta todo el mundo, porque al final de ella no queda nada que enseñar.

Tres opciones, y para qué sirve cada una

Comprar — lo que es igual en todas las empresas

Contabilidad, nóminas, correo y calendarios, firma electrónica, identidad. En realidad no compras funcionalidades: compras que otro se obligue a mantener eso al día, actualizado y funcionando durante la próxima década. Es un intercambio excelente para todo aquello en lo que tu versión sería idéntica a la de un competidor.

Conectar — el espacio entre los sistemas

No se sustituye nada. Los sistemas que ya usas se intercambian los datos que ambos necesitan, así que la misma información deja de escribirse dos veces y el cuadre deja de ser una reunión. Es con diferencia la más barata de las tres y la que más se pasa por alto, porque al terminar no hay un producto nuevo: sólo trabajo que ha dejado de hacerse.

Construir — la lógica propia de cómo ganáis dinero

Modelos de precios, cadenas de aprobación, restricciones de planificación, registros de cumplimiento propios de tu sector, el proceso de calidad por el que un cliente paga de verdad. Es la parte que ningún proveedor implementa, porque hacerlo bien significaría implementarla para un único cliente.

Cómo reconocer lo que es estándar

• La versión de un competidor se parecería mucho a la tuya.
• Hay un mercado maduro con varios proveedores solventes que compiten en precio y soporte, no en forma.
• Lo que tiene que hacer lo define sobre todo la normativa, no tu negocio.
• Aquello que os diferencia ocurre alrededor, no dentro.

Si eso describe algo que estás pensando en construir, cómpralo — y después resiste la tentación de personalizarlo mucho. Personalizar a fondo un producto comprado convierte, sin avisar, un sistema mantenido en uno que ya no lo está, y eso se descubre en la siguiente actualización.

Cómo reconocer el trabajo de conexión

• El mismo dato lo introduce una persona en dos sitios.
• La capa de integración es un ser humano, y se le nota en la agenda.
• Hay un informe que existe sobre todo para explicar por qué dos sistemas no coinciden.
• El retraso de un proceso es casi todo esperar a que alguien lo pase, no hacer el trabajo.

Si el coste es volver a teclear entre sistemas, integrar lo elimina sin sustituir nada. Conviene decirlo claro, porque es la respuesta que menos vende y más veces se aplica — y por eso quedarnos con los sistemas que se ganan su sitio es un punto de partida para nosotros y no una concesión.

Cómo reconocer la lógica que de verdad os diferencia

• Podrías contarle la regla a un competidor y no le serviría, porque es consecuencia de cómo operáis vosotros.
• Cambia cuando cambia el negocio, y ahora mismo vive en la cabeza de alguien.
• Habéis personalizado un producto comprado hasta el punto de que actualizarlo da miedo.
• El proceso es el modelo de negocio: cómo ponéis precio, qué garantizáis, cómo asignáis a la gente.

Esa es la parte que merece construirse, y a menudo la única. En qué consiste eso en la práctica es el tema de su propia página.

Las cuatro formas de equivocarse

Comprar aquello que os diferencia

Adoptáis el proceso del proveedor, aparecen los huecos y los tapáis con hojas de cálculo. Seis meses después esas hojas sostienen la operación, y el producto que comprasteis es aquello que rodean.

Construir lo que es estándar

Ahora tenéis un sistema contable propio. Construirlo fue la parte barata; el cuarto año es la cara, y nada de eso os hace mejores en lo que de verdad vendéis.

Conectar lo que había que sustituir

Integrar conserva las cosas muy bien. Si el proceso de debajo está roto, conectarlo hace que se rompa más rápido, de forma más fiable y bastante más difícil de discutir.

Automatizar un proceso que nadie ha examinado

La automatización multiplica, y multiplica lo que haya. Un proceso que nadie ha cuestionado es justo lo que no conviene multiplicar.

La respuesta cambia según crecéis

Al principio, comprad casi todo. Con veinte personas, una hoja de cálculo en medio de la operación no es un riesgo: es un uso razonable de una buena herramienta, y construir cualquier cosa distrae de averiguar qué es el negocio.

En algún punto entre cuarenta y un par de cientos de personas, la capa de conexión pasa a ser el coste dominante. Nada está roto por separado; lo que está roto son los huecos. Es la etapa en la que conectar da más alivio por euro que comprar o construir, y es justo la etapa en la que la mayoría de las empresas se van a buscar otro producto.

Más adelante, una parte de la operación se ha convertido en el negocio: cómo ponéis precio, cómo entregáis o qué garantizáis es ya aquello por lo que os eligen. Esa parte merece construirse, y sólo esa.

La consecuencia incómoda es que una decisión que era correcta hace tres años probablemente ya no lo sea, y nada de lo que tenéis instalado va a avisaros.

Un procedimiento para decidir

En orden. Casi todas se pueden responder en una semana, y la primera suele cambiar la forma de las demás.

1. 01¿Cuál es el coste, en horas o en decisiones que llegan tarde, y dónde ocurre exactamente? Si no se puede localizar, el problema todavía no se entiende lo bastante como para gastar dinero en él.
2. 02¿Ese coste está dentro de un sistema o entre sistemas? Entre es la respuesta habitual, y apunta a conectar.
3. 03¿Encaja algún producto maduro con el proceso tal y como debería ser, no como es ahora? Comprar para encajar en un proceso que nadie ha examinado es la forma de comprar el producto equivocado.
4. 04¿Conectar lo que ya usáis quitaría coste suficiente como para que el resto pueda esperar un año?
5. 05Lo que queda, ¿es específico de cómo competís o simplemente es poco habitual?
6. 06¿Seguirá siendo válido dentro de tres años, o el proceso todavía se mueve? Dejad escrito lo estable.
7. 07¿Cuánto cuesta de verdad otro año sin hacer nada? A veces muy poco, y esa también es una respuesta legítima.